JOB: Leitung der Verwaltung

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Stellenbeschreibung

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Intro

Das Forum sucht eine Leitung der Verwaltung (f/m/d) in Berlin. Die Aufgaben umfassen die allgemeine Verwaltung des Forums, Erstellung des Wirtschaftsplans, Personalplanung und -verwaltung, Koordination mit externen Dienstleistern, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Vorbereitung von Verträgen und Vereinbarungen, Mitarbeit bei Gremiensitzungen und Strukturplanung, Durchführung von Vergabeverfahren, Weiterentwicklung der Finanzbuchhaltungs- und Verwaltungsprozesse. Vorausgesetzt werden ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium, Erfahrung in der Verwaltung öffentlicher Mittel und von Drittmitteln, sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch, Organisationstalent, Teamfähigkeit und weitere Qualifikationen. Die Bewerbungsfrist endet am 24. September 2023.

Aufgaben

  • Allgemeine Verwaltung des Forums in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
  • Erstellung des Wirtschaftsplans, Bewirtschaftung und Controlling des institutionellen und des Drittmittelhaushalts, Erstellung von Verwendungsnachweisen und Abrechnungen
  • Personalplanung und -verwaltung eines internationalen Teams
  • Koordination mit externen Dienstleistern (u.a. bzgl. Jahresabschluss, Lohn- und Finanzbuchhaltung, Steuererklärung)
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit Fördermittelgebern, Kooperationspartnern und anderen Prüfinstanzen
  • Vorbereitung von Verträgen, Vereinbarungen, entscheidungsreifer Vorlagen und Vermerke für den Geschäftsführer
  • Mitarbeit bei der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen, der Verwaltung des Vereins und bei der Kooperation mit Partnereinrichtungen sowie bei der Entwicklungs- und Strukturplanung
  • Durchführung von Vergabeverfahren
  • Weiterentwicklung der Finanzbuchhaltungs- und Verwaltungsprozesse

Anforderungen

  • abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium
  • nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung öffentlicher Mittel und von Drittmitteln
  • sehr gute Ausdrucksfähigkeit und Stilsicherheit in der deutschen und englischen Sprache (schriftlich und mündlich)
  • Beherrschung digitaler Arbeitstechniken und -instrumente
  • hohes Maß an Organisationstalent, Belastbarkeit, Kommunikationsgeschick, Teamfähigkeit, Aufgeschlossenheit, Diskretion, Loyalität und Eigeninitiative
  • Erfahrungen in der Personalverwaltung und -führung sowie in der Arbeit mit „DATEV Unternehmen online“ sind von Vorteil
  • Kenntnisse des öffentlichen Tarifrechts, Arbeitsrechts, Vergaberechts und des Bundesreisekostengesetzes sind wünschenswert

Benefits

  • interessanter Arbeitsplatz in einer jungen und internationalen Forschungseinrichtung
  • Möglichkeit des alternierenden mobilen Arbeitens
  • angenehme Arbeitsatmosphäre und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • betriebliche Zusatzversorgung
  • Vielfalt und Chancengleichheit
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