Büroassistent (m/w/d) im Referat Veranstaltungen, Programmassistenz

bei Alexander-von-Humboldt Stiftung
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🕒 Vor 25 Tagen gefunden

Stellenbeschreibung

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Intro

Als Büroassistent im Referat Veranstaltungen und Programmassistenz unterstützt du die Abteilung Förderung und Netzwerk der Alexander von Humboldt-Stiftung. Du übernimmst allgemeine Assistenzaufgaben, wie Schreibarbeiten und Telefondienst, sowie die Organisation von Reisen und die Beschaffung von Informationen. Außerdem bist du für die Programmassistenz im Rahmen von Stipendien- und Preisprogrammen zuständig, bearbeitest Anträge und pflegst Daten. Darüber hinaus unterstützt du bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung wird vorausgesetzt, ebenso wie gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Praktische Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation sind erwünscht.

Aufgaben

  • Allgemeine Assistenzaufgaben für die Abteilung Förderung und Netzwerk wahrnehmen, insbesondere Schreibarbeiten, Telefondienst, Reiseorganisation, Informationsbeschaffung
  • Programmassistenz im Rahmen von Stipendien- bzw. Preisprogrammen für ausländische und deutsche Wissenschaftler*innen wahrnehmen, Verleihungs- und sonstige Unterlagen bereitstellen, Anträge bearbeiten, Datenpflege
  • Veranstaltungsassistenz wahrnehmen, inbesondere Veranstaltungen vorbereiten, in der Durchführung unterstützen und nachbereiten
  • Beihilfeanträge ausländischer und deutscher Wissenschaftler*innen bearbeiten, insbesondere Anträge formal prüfen und ggf. Unterlagen nachfordern, Zahlungsaufträge erstellen, Datenpflege

Anforderungen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zum Fachangestellten für Büromanagement (w/m/d), Kaufleute für Bürokommunikation (w/m/d), Kaufleute für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsangestellten (w/m/d), Fremdsprachenkorrespondenten (w/m/d) oder vergleichbare Ausbildung
  • Gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem Büroberuf
  • Praktische Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation, vorzugsweise im akademisch-wissenschaftlichen Bereich erwünscht
  • Für die Position angemessene Berufserfahrung mit verwaltungsnahem Bezug in internationalen Wissenschafts- und Kulturinstitutionen und/oder im öffentlichen Dienst erwünscht
  • Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office)
  • Erfahrungen im Umgang mit digitalen Arbeitsweisen

Benefits

  • Arbeiten Sie in einem weltoffenen, internationalen Umfeld
  • Gute Bezahlung? Aber sicher und nach Tarifvertrag
  • Jahressonderzahlung
  • Erholungspausen: 30 Tage Urlaub/Jahr (bei einer 5-Tagewoche)
  • Gut zu wissen: betriebliche Altersvorsorge
  • Wir fördern Sie mit umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangeboten
  • Familiäres, wertschätzendes Arbeitsklima und Team-Spirit
  • Flexible und individuelle Arbeitszeitgestaltung
  • Mehr Freiräume durch mobiles Arbeiten
  • Wir sorgen für Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit, zertifiziert durch das Qualitätssiegel „audit berufundfamilie“
  • Deutschland-, Job-, oder DB-Ticket: Nutzen Sie die öffentlichen Verkehrsmittel günstiger
  • Parkplatz für Fahrräder und Autos
  • Gute Verkehrsanbindung
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement und Betriebssportgemeinschaft
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