Chef de l'unité de gestion des conférences
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Stellenbeschreibung
Grade: P4
No. du poste: RAPS/4/2023/RELMEETINGS/02
Date de publication: 30 août 2023
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 30 septembre 2023
Job ID: 11160
Département: RELMEETINGS
Unité: RELMEETINGS
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
- Les candidats/tes externes.
Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. .
Les candidatures des fonctionnaires qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).
Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées
Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.
Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.
Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.
Introduction
Le poste est situé dans l'Unité de gestion des conférences (CMU) du Service des Conférences et des relations officielles (OFFCONF) au sein du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). RELMEETINGS est chargé d'assurer le service des organes directeurs de l'OIT (Conférence internationale du travail, Conseil d'administration et réunions régionales), ainsi que les relations officielles avec les États membres. Outre la planification, l'organisation et la gestion des sessions de ces organes, le département apporte un appui aux mandants tripartites dans la préparation, le déroulement et le suivi des réunions officielles de l'OIT.
Le titulaire du poste est responsable de la coordination technique et logistique globale des réunions officielles de l'OIT ainsi que de la gestion opérationnelle de l'Unité de gestion des conférences, qui se compose de l'équipe audiovisuelle et des assistants de conférence en salle.
Le poste est placé sous la supervision hiérarchique du chef d'OFFCONF.
Tâches spécifiques
1.Planifier, diriger et superviser l'ensemble de l'organisation, de la logistique, des services de conférence et de salle de réunion liés aux réunions officielles de l'OIT, y compris la Conférence internationale du travail, le Conseil d'administration, les réunions régionales et d'autres réunions et événements.
2.Coordonner et superviser les services intégrés pour l'organisation des réunions : services logistiques et techniques, par exemple l'attribution des espaces, l'accréditation.
3.Superviser l'équipe responsable de l'ensemble des activités de l'unité.
4.Élaborer des procédures et des lignes directrices opérationnelles et fournir des solutions pour la planification, l'exécution et le suivi de conférences efficaces et en temps utile.
5.Coordonner la préparation matérielle des réunions, en tenant compte des besoins des organisateurs.
6.Produire et analyser une série de statistiques relatives à l'efficacité des services de réunion et aux outils et technologies utilisés ; formuler des recommandations à l'intention de la direction afin d'améliorer l'efficience et l'efficacité de l'organisation des conférences.
7.Coordonner et communiquer en temps utile avec les parties prenantes internes ainsi qu'avec les prestataires de services externes et les autres agences des Nations unies.
8.Se tenir au courant des nouveaux développements et des meilleures pratiques dans le domaine de la logistique et des services de réunion.
9.Développer et maintenir de bonnes relations de travail avec les fonctionnaires à tous les niveaux ; participer et représenter l'unité dans les réunions (internes et externes) traitant de questions relevant de ses responsabilités, telles que les réunions interagences.
10.S'acquitter d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
- Se charger de la gestion d’un programme de travail spécialisé, par exemple en matière de marketing ou de publications, ou concernant l’élaboration de programmes ou de projets spécifiques.
- Analyser les procédures et les méthodes de travail et les adapter aux circonstances ou situation. Se tenir au courant des progrès technologiques et autres réalisés dans le domaine d’activité. Formuler des recommandations et mettre en œuvre des mesures destinées à introduire de nouvelles méthodes de travail aux fins d’améliorer le rendement et d’atteindre les objectifs du programme de travail.
- Veiller à l’exécution du programme de travail conformément au règlement intérieur du BIT.
- Formuler, pour l’unité de travail, des lignes directrices concernant les méthodes et les procédures de travail et contrôler la qualité des résultats.
- Représenter l’unité de travail dans les réunions techniques, administratives et décisionnelles.
- Préparer les propositions de Programme et de Budget pour l’unité de travail. Gérer les ressources en collaboration directe avec le supérieur hiérarchique.
- Assurer la gestion du personnel. Prévoir et déterminer les mesures concernant le personnel, notamment les remplacements ou le recrutement et la sous-traitance extérieurs, dans le cadre des limites budgétaires et conformément au règlement intérieur du BIT.
- Préparer des rapports et des dossiers périodiques sur les résultats et les activités de l’unité de travail.
Qualifications requises
Formation
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, gestion de conférences ou d'événements, relations internationales, relations publiques, gestion publique ou commerciale ou autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) dans l'un des domaines susmentionnés, assorti de deux années supplémentaires d'expérience pertinente, en plus de l'expérience requise mentionnée ci-dessous, sera accepté en lieu et place d'un diplôme universitaire supérieur.
Expérience
Au moins sept ans d'expérience, y compris au niveau international, dans le domaine de la gestion des conférences.
Langues
Excellente maîtrise d'une langue de travail (anglais, français, espagnol) de l'Organisation et aptitude à travailler dans une seconde langue de travail de l'Organisation.
Compétences
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Connaissance approfondie des compétences en matière de gestion des réunions/événements ; excellentes aptitudes à la négociation ; bonne connaissance des aspects administratifs et techniques des services de conférence dans le système des Nations unies. Compétences en matière d'analyse, de jugement, de prise de décision et de résolution de problèmes. Excellentes compétences rédactionnelles. Bonnes aptitudes à la communication et à la présentation. Aptitude à la négociation. Compétences en matière d'applications informatiques. Compétences en matière de planification, d'organisation et de gestion. Travail d'équipe et collaboration. Engagement organisationnel. Orientation vers le client et le service. Travail en réseau et établissement de partenariats. Capacité à développer, mettre en œuvre, contrôler et évaluer les activités de l'unité de travail. Tact et persuasion dans les relations avec les personnes. Capacité avérée à contrôler efficacement le programme de travail et les ressources. Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d'un comportement et d'attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
Conditions d'emploi
- Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
- Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
- Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
- Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.
Information importante
Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT : ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.
Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.
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