Teamassistenz (w/m/d) der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters POLiS in Karlsruhe

bei Karlsruher Institut für Technologie
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🕒 Vor 29 Tagen gefunden

Stellenbeschreibung

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Intro

Als Teamassistenz der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters POLiS in Karlsruhe unterstützt du das Team bei administrativen Aufgaben und trägst zur erfolgreichen Umsetzung der Energiewende bei. Du bist verantwortlich für das Büromanagement, die Finanzdatenaufbereitung, die Organisation von Meetings und Veranstaltungen sowie die Betreuung von Gästen. Du arbeitest eng mit dem Zentrum für Elektrochemische Energiespeicherung Ulm-Karlsruhe zusammen und optimierst interne Managementprozesse. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büromanagement sind von Vorteil. Gute Kenntnisse in MS Office und Deutsch sind erforderlich. Englischkenntnisse sind wünschenswert. Du solltest strukturiert, kommunikationsstark und teamfähig sein.

Aufgaben

  • Büromanagement und Korrespondenz
  • Kalkulation, Aufbereitung und Darstellung von Finanzdaten
  • Erarbeitung von Evaluationsverfahren und Statistiken für POLiS und CELEST
  • Verwaltung interner Konten, Anweisen und Überprüfen von Rechnungen, Mitarbeit in der Finanzberichterstattung für Drittmittelgeber
  • Weiterentwicklung und Optimierung der internen Managementprozesse
  • Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit
  • Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Meetings sowie Groß- und Messeveranstaltungen
  • Organisation von Dienstreisen und Besprechungen der Geschäftsstellenmitglieder
  • Eigenverantwortliche Abwicklung von Beschaffungsvorgängen
  • Betreuung von (internationalen) Gästen
  • Terminkoordination

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit Erfahrungen im Büromanagement, Assistenz- oder Sekretariatsbereich (idealerweise in einem universitären Umfeld oder in der öffentlichen Verwaltung, gerne aber auch Quereinsteiger)
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in Computerprogramme für das Finanzmanagement (SAP, MSAccess) sowie zur Bearbeitung von Webseiten und Social Media Auftritten (z.B. Typo3)
  • Vorteilhaft sind Erfahrungen im Controlling und im kaufmännischen Bereich
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationstalent und Lernfähigkeit
  • Kontaktfreudige und offene Persönlichkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
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