Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung

bei Grün Berlin GmbH
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🕒 Vor 12 Tagen gefunden

Stellenbeschreibung

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Intro

Die Grün Berlin Gruppe sucht eine Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung kfm. Services, die eine Schnittstellenfunktion in der Bereichsorganisation übernimmt und die zentrale Ansprechperson für die Bereichsleitung und die Teamleitung, Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen sowie Dienstleister*innen ist. Die Grün Berlin Gruppe ist ein landeseigenes Unternehmen, das sich für eine nachhaltige Stadtentwicklung einsetzt und Infrastrukturen und öffentliche Räume entwickelt, baut und betreibt, die Klimaschutz und Klimaresilienz, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und sozialen Zusammenhalt fördern. Die Assistenz wird administrative und operative Aufgaben übernehmen und eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit in einem jungen Unternehmen haben. Es wird eine aufgabenbezogene und leistungsgerechte Vergütung sowie eine flexible Arbeitszeitgestaltung geboten.

Aufgaben

  • Administrative Tätigkeiten und Office-Management
  • Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitung und Teamleitung
  • Wichtige interne und externe Schnittstelle im Unternehmen
  • Operative Aufgaben, wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Projektcontrolling, Reisekostenabrechnung, Versicherungsthemen
  • Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege
  • Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen oder Workshops mit internen und externen Stakeholdern
  • Protokollführung und Recherchen
  • Rechnungsbearbeitung

Anforderungen

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in relevanten Fachrichtungen (z.B. kaufmännische Ausbildung) oder Studium sowie entsprechende Erfahrung als Assistenz* mit vergleichbarem Aufgabenspektrum
  • Multitasking-Fähigkeit sowie ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationsgeschick
  • Hohe Dienstleistungs-, Kunden- und Serviceorientierung
  • Zuverlässigkeit, Eigenverantwortliches, strukturiertes und termingebundenes Arbeiten
  • Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Analysevermögen
  • Offene, transparente und zielführende Kommunikation
  • Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
  • Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
  • Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
  • Diskretion und Loyalität gegenüber Vorgesetzten

Benefits

  • Ein un befristet es Arbeitsverhältnis
  • Einen attraktiven Arbeitsplatz in Berlin sowie ein neu gestaltetes und modernes Büro mit sehr guter Verkehrsanbindung (U6)
  • Eine aufgabenbezogene und leistungsgerechte Vergütung
  • Eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL
  • Mix aus Präsenzarbeit und bis zu 40% flexibles Arbeiten
  • Die Möglichkeit, gemeinsam mit Ihren Teamkollegen*innen an der Gestaltung einer neuen Mobilität im Land Berlin mitzuwirken
  • Eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit und die Übernahme von verantwortungsvollen, vielseitigen Aufgaben in einem jungen Unternehmen
  • Learning-on-the-job und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Eine vertrauensvolle Arbeits- und Teamatmosphäre mit flachen Hierarchien
  • Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur
  • Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung
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