Office Manager (f/m/d)

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Office Manager (f/m/d) - Vollzeit - Berlin

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

Hallo!

Unser 5-köpfiges People & Organization Team sucht Verstärkung! Wir haben unterschiedliche Backgrounds und Themen an denen wir arbeiten aber eines vereint uns: Wir arbeiten Seite an Seite für das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter und ein großartiges Arbeitsklima.

Wenn du einen tollen Arbeitsplatz suchst, vorzugsweise 40 Stunden/Woche arbeiten kannst und mit KollegInnen arbeiten möchtest, die immer ein offenes Ohr für dich haben, dann bist du bei uns richtig. Gewinne einen Einblick in die Welt von Digital Health & Gemeinnützigkeit gepaart mit spannenden Aufgaben im Bereich Office Management.

Deine zukünftige Rolle

  • Für KollegInnen und BesucherInnen bist du die erste Anlaufstelle und bringst mit deiner offenen und freundlichen Art eine angenehme Atmosphäre ins Büro.
  • Du übernimmst die Koordination und Organisation unserer Meetings und Events, die deinen KollegInnen noch lange in Erinnerung bleiben.
  • Du arbeitest mit uns aktiv an People Projekten und der stetigen Weiterentwicklung unserer Prozesse und Policies.
  • Administrative Office Themen fallen in deinen Verantwortungsbereich: du kümmerst dich um den Postein- und ausgang, bist für das Bestellen von Verbrauchs- und Büromaterial zuständig und unterstützt uns z.B. bei der Organisation unserer BVG Tickets.
  • Du arbeitest eng mit deinen KollegInnen in Deutschland und Singapur zusammen.

Was du für deinen Erfolg brauchst

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Erste Erfahrungen im Bereich Office, Organisation oder Administration
  • Du bist ein Organisationstalent, serviceorientiert und fühlst dich in einem agilen Umfeld wohl.
  • Du kommunizierst sicher in Deutsch und Englisch und hast Spaß an der Arbeit in einem internationalen Umfeld.
  • Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Tools, gern aber auch MS Office Suite, Gmail, Confluence.

Deshalb wirst Du es lieben, mit uns zu arbeiten

  • Trage aktiv zur Entwicklung digitaler Gesundheitslösungen bei, die einen direkten Einfluss auf die Gesundheit und Lebensqualität anderer haben.
  • Gemeinnützige Arbeit mit Sinn: Bei uns findest du eine erfüllende und sinnvolle Aufgabe in einem gemeinnützigen Umfeld, die unsere Gesellschaft voranbringt.
  • Ein vielfältiges Team von Fachleuten aus über 30 Ländern, die von 3 Standorten aus zusammenarbeiten (Potsdam, Berlin und Singapur).
  • Professioneller und kostenloser Deutschunterricht.
  • Ein großzügiges Bildungsbudget von bis zu 2.000 € und 2 Bildungstage pro Jahr (anteilig je nach Arbeitszeit) für Kurse, Bücher, Konferenzen und deine berufliche Weiterentwicklung.
  • Mobilitätsunterstützung in Form eines Monatstickets (abhängig von deinem Vertrag und Standort).
  • Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tage bezahlter Urlaub und verschiedene Arbeitsmodelle (Hybrid, 100% Office).
  • Die Möglichkeit, je nach Rolle und Aufgaben bis zu 2 Monate pro Jahr in GDPR-konformen Ländern im Ausland zu arbeiten.
  • Unterstützung für deine mentale Gesundheit: Wöchentliche digitale Meditationssitzungen, psychologische Einzelgespräche oder Peer-Group-Sitzungen mit Likeminded .
  • Eine erstklassige betriebliche Krankenversicherung und betriebliche Altersvorsorge.
  • Regelmäßiger Wissenstransfer durch "all hands", "town halls" und "knowledge4life events” .
  • Verschiedene mitarbeiterorientierte Initiativen, an denen sich alle Kolleg:innen beteiligen können (z. B. die "Klima Initiative" oder "Diversity, Inclusion, Equality").
  • Ein umfangreiches und detailliertes Onboarding-Programm, um deinen Start bei Data4Life so effizient und reibungslos wie möglich zu gestalten.

Gut zu wissen

  • Wir freuen uns besonders über BewerberInnen aus der LGBTQI+ Community, Menschen mit Migrationshintergrund, People of Color und Menschen mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten.
  • Wenn du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder besondere Hilfe während des Bewerbungs- oder Vorstellungsgesprächs benötigst, teile uns dies bitte mit und wir kommen dir gerne so weit wie möglich entgegen.
  • Für deine Rolle ist es wichtig, vor Ort im Berliner Büro zu sein.
  • Es handelt sich um eine Vollzeitanstellung. Eine Reduzierung der Stunden wäre möglich, lass uns über diese Option sprechen. 
  • Bitte füge deiner Bewerbung vollständige Unterlagen bei (Lebenslauf, Zeugnisse, Gehaltsvorstellungen und frühestmöglicher Eintrittstermin).

Über uns

Data4Life ist eine gemeinnützige Non-Profit-Organisation, mit dem Ziel, die Welt zu einem gesünderen Ort zu machen. Mit einem rund 100-köpfigen Team aus 30 verschiedenen Ländern arbeiten wir gemeinsam an der Mission, die Gesundheitsforschung zu digitalisieren. Durch die Verknüpfung von Technologie und Forschung stellen wir Gesundheitsdaten umfassend, digital und sicher der Forschung zu Verfügung. Unser interdisziplinäres Team in Potsdam, Berlin und Singapur vereint Expert:innen aus Bereichen wie Produktentwicklung, Digital Engineering, Datensicherheit und Wissenschaft. Data4Life wurde 2017 gegründet und wird von der Hasso Plattner Foundation finanziert.

Was uns wichtig ist:

Vielfalt: Verschiedene Lebens- , Entwicklungs- und Karrierepfade führen zu Data4Life. Wir heißen in unserem internationalen Team Expert:innen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen willkommen und bieten allen die gleichen Chancen, sie selbst zu sein und sich bei uns bestmöglich zu entfalten. Vielfalt, Gleichheit und Inklusion sind bei uns nicht nur schöne Worte, sondern werden in aktiven Taten und Projekten konkretisiert, mit dem Ziel, diese in unserem Alltag umzusetzen und zu leben. 2022 haben wir deshalb die Charta der Vielfalt unterzeichnet. 

Klima:  Data4Life ist Mitglied in der Leaders for Climate Action Community und seit 2019 klimaneutral.

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