Projektmanagementassistenz

bei Fraunhofer Institut
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Stellenbeschreibung

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Intro

Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung mit 76 Instituten und Forschungseinrichtungen in Deutschland. Das Fraunhofer IAIS ist eines dieser Institute und beschäftigt sich mit der Integration und Analyse von Daten für Kunden aus der Wirtschaft. Die Abteilung NetMedia des Fraunhofer IAIS forscht auf dem Gebiet der Künstlichen Intelligenz und sucht derzeit nach einem Projektassistenten, der bei der Durchführung von nationalen und internationalen Innovationsprojekten und der administrativen Organisation der Abteilung unterstützt. Der Projektassistent wird die Schittstelle zwischen der Abteilung und der Institutsverwaltung sowie der IT-Abteilung bilden und bei internen administrativen Prozessen wie der Projektanlage und -pflege und dem Controlling des Budgets unserer Projekte in der Abteilung NetMedia in enger Zusammenarbeit mit der Institutsverwaltung unterstützen.

Aufgaben

  • Koordination und Zuarbeit bei internen administrativen Prozessen
  • Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung und im Projektmanagement
  • Ansprechperson für zeitwirtschaftliche Themen und Reporting
  • Gerätemanagement (physische und buchhalterische Inventarverwaltung)
  • Durchführung von Angebotsanfragen sowie Bestellung von IT-Hardware, Software-Lizenzen
  • Qualitätssicherung von Vorträgen, Projektskizzen, Angeboten und Anträgen
  • Pflege der Abteilungswebseiten

Anforderungen

  • Abgeschlossene verwaltungstechnische/kaufmännische Berufsausbildung
  • Idealerweise eine mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (je min. C1)
  • Ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
  • Eine freundliche und gewinnende Ausstrahlung, ein sicheres und gewandtes Auftreten sowie das nötige Maß an Diskretion
  • Sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen (Excel, Outlook)
  • Erfahrung im Umgang mit ERP-System insbesondere SAP S/4HANA und Confluence wünschenswert
  • Spaß daran, effizient zu organisieren und für andere vorausschauend mitzudenken

Benefits

  • Familienfreundliche Kultur
  • Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
  • Angenehme Arbeitsatmosphäre mit freundlichen Kolleg*innen
  • Maßgeschneiderte Trainings und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Diversity-Training für alle Mitarbeitenden
  • Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Chancengleichheit und Vielfalt
  • Befristete Stelle mit der Möglichkeit der Verlängerung
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