Sekretariat Admin. -Assistenz (w|m|d) für das Direktionssekretariat

bei Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf
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🕒 Vor 12 Tagen gefunden

Stellenbeschreibung

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Intro

Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht eine Sekretariat Admin.-Assistenz (w|m|d) für das Direktionssekretariat in der Klinik für Intensivmedizin. Die Stelle umfasst die Unterstützung des Klinikdirektors in allen die Klinik betreffenden Angelegenheiten sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben. Der ideale Kandidat verfügt über eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache, Personalrechts- und Abrechnungskenntnisse sowie MS Office- und SAP-Kenntnisse. Das UKE bietet eine geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA, attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte, 30 Tage Urlaub, Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical sowie ein familienfreundliches Arbeitsumfeld.

Aufgaben

  • Assistenz des Klinikdirektors (Prof. Dr. Stefan Kluge) und Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des Klinikdirektors
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Erstellung/Korrektur von Schreibarbeiten (z. B. Gutachten, Vortragsmanuskripte, Vorträge und Veröffentlichungen) in deutsch er und englischer Sprache
  • Erledigung sämtlicher anfallender administrativer Aufgaben im Bereich Personal, wie z.B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge in Abstimmung mit allen Beteiligten, Vertragsverlängerungen etc.
  • Drittmittelverwaltung und –überwachung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • EDV - Angelegenheiten wie (Überwachung der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche, Bildbearbeitung z.B. mit PowerPoint), Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und Graphische Darstellung, Betreuung der Klinikhomepage
  • Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen von Zuweisenden, Kooperationspartner, Patient:innen, Versicherungen und Krankenkassen
  • Vertretung innerhalb des Sekretariatteams

Anforderungen

  • Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fremdsprachenassistent:in, Europasekretär:in, oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift, sowie idealerweise fundierte Kenntnisse zur Führung eines Direktionssekretariats und Kenntnisse in der medizinischen Nomenklatur
  • Personalrechts-, Abrechnungs-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
  • Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, gute Umgangsformen, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Diskretion
  • Verantwortungsvoller und sensibler Umgang mit medizinischen Anfragen und Patientendaten
  • Immunitätsnachweis gegen das Masernvirus

Benefits

  • Attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
  • 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
  • Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  • Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
  • Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  • Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause
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